Il faut à cette fin mettre en place une «base de traçabilité» recensant chacun des éléments composant le site avec son origine, son auteur et le cas échéant, les cessions obtenues:
Tout le matériel placé sur le site web de (l’école ou de l’organisme) par les (étudiants ou usagers) et les (enseignants ou employés) doit être inventorié en décrivant brièvement le contenu (textes, dessins, photos…), le statut du contenu relativement au droit d’auteur (œuvre originale d’un étudiant ou d’un usager, œuvre dont on a obtenu l’autorisation de l’auteur pour l’utilisation, œuvre relevant du domaine public) et la raison d’un tel statut.
Le contenu du site doit faire partie d’une des catégories suivantes :
- Matériel original : matériel créé spécifiquement pour le site. Une mention doit être faite quant au titulaire du droit d’auteur et l’étendue des autorisations quant à l’utilisation du matériel. Ex. : (c)nom. Autorisation accordée de reproduire et de distribuer dans un but non commercial.
- Matériel relevant du domaine public : matériel dont la période de protection par le droit d’auteur est expirée.
- Matériel dont on a l’autorisation d’utiliser : soit que le matériel contient une mention autorisant la reproduction, par exemple, dans un but non commercial (une copie de la mention doit être fournie) ou soit qu’une autorisation spécifique a été obtenue du titulaire du droit d’auteur pour l’utilisation du matériel sur le site web.
- Matériel visé par une exception.
Traduit et adapté de Nancy E. Willard, Supporting the Safe and Responsible Use of Internet by Students : A Children’Internet Protection Act Planning Guide, Center for Advanced Technology in Oregon, 2001, p. 74.